ÈÔÈÎËÙÈÎ appleè ÂÈÚ ÛÂˆÓ Î È ÚÁ ÓÈÛÌÒÓ Δ ª μ1 ÚÈ ÓÙÔ ÎË apple ÎÔ ÚÔ ıëáëù ıóèîô ªÂÙÛfi ÈÔ ÔÏ Ù ÓÂ Ô È ÈÎ Ì Ù ÈÔ ÎËÛË ŒÚÁˆÓ
Το έργο συγχρηµατοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση και το Ελληνικό ηµόσιο ΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ Ειδικά Θέµατα ιοίκησης Έργων Σηµείωση Το ΕΑΠ είναι υπεύθυνο για την επιµέλεια έκδοσης και την ανάπτυξη των κειµένων σύµφωνα µε τη Μεθοδολογία της εξ Αποστάσεως Εκπαίδευσης. Για την επιστηµονική αρτιότητα και πληρότητα των συγγραµµάτων την αποκλειστική ευθύνη φέρουν οι συγγραφείς, οι κριτικοί αναγνώστες και οι ακαδη- µαϊκοί υπεύθυνοι που ανέλαβαν το έργο αυτό.
Copyright 2008 Για την Ελλάδα και όλο τον κόσµο ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΑΝΟΙΚΤΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ Πάροδος Αριστοτέλους 18, 26335, Περιβόλα Πατρών Τηλ.: (2610) 367300, Φαξ: (2610) 367350 ΣΥΝΤΕΛΕΣΤΕΣ ΤΟΥ Ι ΑΚΤΙΚΟΥ ΥΛΙΚΟΥ του Τόµου ΕΙ ΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΡΓΩΝ Ακαδηµαϊκός Υπεύθυνος του Προγράµµατος Σπουδών Ιωάννης Κεχαγιάς Αναπληρωτής Καθηγητής Ελληνικού Ανοικτού Πανεπιστηµίου Συντονιστής της Θεµατικής Ενότητας, Επιστηµονικός Επιµελητής Αθανάσιος Μιχιώτης Επίκουρος Καθηγητής Ελληνικού Ανοικτού Πανεπιστηµίου Συγγραφή Πάρις Παντουβάκης Επίκουρος Καθηγητής Εθνικού Μετσόβιου Πολυτεχνείου Κριτική Ανάγνωση Αθανάσιος Μιχιώτης Επίκουρος Καθηγητής Ελληνικού Ανοικτού Πανεπιστηµίου Γλωσσική Επιµέλεια Ηλίας Αλικάκος Καλλιτεχνική Επιµέλεια/Ηλεκτρονική Σελιδοποίηση Κ. Πλέτσας Ζ. Κάρδαρη ΟΕ Συντονισµός ανάπτυξης εκπαιδευτικού υλικού και γενική επιµέλεια των εκδόσεων ΟΜΑ Α ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΕΡΓΟΥ ΕΑΠ ISBN: 978-960-538-771-6 Σύµφωνα µε το Ν. 2121/1993, απαγορεύεται η συνολική ή αποσπασµατική αναδηµοσίευση του βιβλίου αυτού ή η αναπαραγωγή του µε οποιοδήποτε µέσο, χωρίς την άδεια του εκδότη.
Ε Λ Λ Η Ν Ι Κ Ο Α Ν Ο Ι Κ Τ Ο Π Α Ν Ε Π Ι Σ Τ Η Μ Ι Ο ΣΧΟΛΗ KOIΝΩΝΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΣΠΟΥ ΩΝ ΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ ΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ ΤΟΜΟΣ Β1 ΕΙ ΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΡΓΩΝ ΠΑΤΡΑ 2008
ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ Ο Πάρις Παντουβάκης είναι ιδάκτωρ Πολιτικός Μηχανικός και κάτοχος Μεταπτυχιακού ιπλώµατος Ειδίκευσης (M.Sc.). Έχει εργαστεί για µία δεκαπενταετία ως ελεύθερος επαγγελµατίας, µελετητής & επιβλέπων ιδιωτικών έργων, ως σύµβουλος ιδιωτικών & δηµόσιων φορέων και ως στέλεχος εταιρειών του ευρύτερου δηµόσιου τοµέα. Είναι µέλος της Μόνιµης Επιτροπής (ΜΕ) Νέων Ειδικοτήτων και Επιµελητής της Ειδικής Επιστηµονικής Επιτροπής (Ε.Ε.Ε.) ιαχείρισης Έργου Πολιτικού Μηχανικού του Τεχνικού Επιµελητηρίου Ελλάδας (Τ.Ε.Ε.). Η Ακαδη- µαϊκή του ενασχόληση ξεκίνησε το 1999, ως διδάσκων (Π 407) στο Τµήµα Πολιτικών Μηχανικών του Πανεπιστηµίου Θεσσαλίας. Σήµερα είναι Επίκουρος Καθηγητής της Σχολής Πολιτικών Μηχανικών Ε.Μ.Π. και Συντονιστής Θεµατικής Ενότητας στο Μεταπτυχιακό Πρόγραµµα Ειδίκευσης «ιαχείριση Τεχνικών Έργων» του Ελληνικού Ανοικτού Πανεπιστηµίου (ΕΑΠ). Έχει συγγράψει δέκα βιβλία για τα Τεχνικά Επαγγελµατικά Εκπαιδευτήρια και το Ελληνικό Ανοικτό Πανεπιστήµιο και έχει συνεισφέρει κεφάλαια σε δύο διεθνή βιβλία στα αγγλικά. Η ερευνητική του δραστηριότητα περιλαµβάνει οκτώ χρηµατοδοτούµενα ερευνητικά προγράµµατα, πάνω από πενήντα δηµοσιεύσεις σε διεθνή επιστηµονικά περιοδικά και συνέδρια κατόπιν κρίσης, και την επιµέλεια τριών συλλογικών τόµων. Είναι µέλος κριτικών επιτροπών σε επτά διεθνή επιστηµονικά περιοδικά και σε δέκα διεθνή συνέδρια. Έχει χρηµατίσει εξωτερικός αξιολογητής στην εξέλιξη Καθηγητού στη ιαχείριση Έργων σε Πανεπιστήµιο των Η.Π.Α., Πρόεδρος Εθνικών και ιεθνών Συνεδρίων, Μέλος Επιτροπών απονοµής βραβείων και προσκεκληµένος οµιλητής σε συνέδρια και ηµερίδες. Είναι Πρόεδρος του Ελληνικού ικτύου ιαχειριστών Έργων (Ε Ε), Μέλος της ιεθνούς Επιτροπής Εκπαίδευσης & Επιµόρφωσης στη ιαχείριση Έργων της ιεθνούς Συνοµοσπονδίας ιαχείρισης Έργων (IPMA), Μέλος της Ειδικής Οµάδας Έργου του ΕΛΟΤ για τη σύνταξη του Ελληνικού Προτύπου ιαχείρισης Έργων για τη διασφάλιση της ποιότητας των έργων της προγραµµατικής περιόδου 2007-2013 (ΕΛΟΤ 1429) και ιευθυντής του Κέντρου Καινοτοµίας Κατασκευών του Εθνικού Μετσόβιου Πολυτεχνείου. Περισσότερες πληροφορίες είναι διαθέσιµες στην ιστοσελίδα του, στη διεύθυνση http://paris.pantouvakis.gr.
ΠEPIEXOMENA Πρόλογος 11 KEΦAΛAIO 1 Προϋπολογισµός Έργου 13 Σκοπός...13 Προσδοκώµενα Αποτελέσµατα...13 Έννοιες-Κλειδιά...13 Εισαγωγικές Παρατηρήσεις...14 Ενότητα 1.1 Βασικές έννοιες...15 Ενότητα 1.2 Επίπεδο ακριβείας στην εκτίµηση του κόστους...17 Ενότητα 1.3 Παράγοντες επηρεασµού του κόστους...20 1.3.1 Παράγοντες που αφορούν τον ανάδοχο του έργου...20 1.3.2 Πιθανοτικοί παράγοντες...21 Ενότητα 1.4 Ανάλυση έργου σε επίπεδα ελέγχου...22 1.4.1 Ανάλυση έργου σε επίπεδα ελέγχου µε βάση το προϊόν (PBS)...22 1.4.2 Ανάλυση έργου σε επίπεδα ελέγχου µε βάση τη διαδικασία (WBS)...24 7
Ενότητα 1.5 ιαµόρφωση του πραγµατικού προϋπολογισµού ενός έργου...26 1.5.1 ιαδικασία προσδιορισµού του πραγµατικού προϋπολογισµού ενός έργου...26 1.5.2 Σηµεία που χρήζουν προσοχής στη θεώρηση του κόστους...27 Ενότητα 1.6 Συµβάσεις έργων...29 1.6.1 Η οικονοµική βάση της σύµβασης...31 1.6.2 Παράδοση υλικών και µεταβίβαση ιδιοκτησίας...32 1.6.3 Συµβατικές αστοχίες...33 Σύνοψη...35 Παράρτηµα...36 Βιβλιογραφία...40 KEΦAΛAIO 2 Πληροφοριακά Συστήµατα ιαχείρισης Έργων 41 Σκοπός...41 Προσδοκώµενα Αποτελέσµατα...41 Έννοιες-Κλειδιά...41 Εισαγωγικές Παρατηρήσεις...41 Ενότητα 2.1 Η ανάπτυξη των τεχνολογιών της πληροφορικής...44 Ενότητα 2.2 ιάκριση πληροφοριακών συστηµάτων...48 2.2.1 Συστήµατα διαχείρισης τεχνικών πληροφοριών...48 2.2.2 Συστήµατα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (ERMs)...50 2.2.3 Γενικές παρατηρήσεις για τα πληροφοριακά συστήµατα...51 Ενότητα 2.3 Τα πληροφοριακά συστήµατα ως συστήµατα υποστήριξης αποφάσεων...53 Ενότητα 2.4 Κριτήρια επιλογής λογισµικού...56 8
Ενότητα 2.5 ιαθέσιµα πακέτα λογισµικού...61 Ενότητα 2.6 Επεξεργασία έργου µε τη χρήση λογισµικού...63 Ενότητα 2.7 Εκτεταµένα δίκτυα έργου (Project extranets)...72 Ενότητα 2.8 Ο ρόλος του διοικητή διαχειριστή έργων στη διαχείριση των πληροφοριών έργου...73 Σύνοψη...75 Παράρτηµα εδοµένα του έργου «Μετακόµιση Γραφείων Εταιρείας»...76 Βιβλιογραφία...82 KEΦAΛAIO 3 Υποδείγµατα Ασκήσεων 83 Σκοπός...83 Προσδοκώµενα Αποτελέσµατα...83 Έννοιες-Κλειδιά...83 Εισαγωγικές Παρατηρήσεις...84 Ενότητα 3.1 ίκτυα MPM...86 3.1.1 Υπενθύµιση θεωρίας...86 3.1.2 Άσκηση επίλυσης δικτυωτού γραφήµατος MPM...88 3.1.3 Επίλυση δικτυωτού γραφήµατος MPM...89 Ενότητα 3.2 Ασκήσεις εξισορρόπησης µέσων παραγωγής...94 3.2.1 Εξισορρόπηση µέσων παραγωγής µε περιορισµούς χρόνου...94 3.2.2 Εξισορρόπηση µέσων παραγωγής µε περιορισµούς µέσων...100 9
Ενότητα 3.3 Η µέθοδος της παραχθείσας αξίας (Earned Value Method)...103 3.3.1 Τύποι κόστους...103 3.3.2 Περιγραφή της µεθόδου...103 3.3.3 Παρακολούθηση και έλεγχος κόστους...104 3.3.4 Παράδειγµα εφαρµογής της µεθόδου της παραχθείσας αξίας...104 Ενότητα 3.4 Επιτάχυνση έργων...107 3.4.1 Η συνάρτηση κόστους χρόνου...107 3.4.2 Αλγόριθµος χρονικής επιτάχυνσης έργου...110 3.4.3 Άσκηση επιτάχυνσης...112 3.4.4 Επίλυση άσκησης επιτάχυνσης...113 Σύνοψη...118 Παράρτηµα...119 Βιβλιογραφία...122 10
ΠΡΟΛΟΓΟΣ Η ιοίκηση ιαχείριση Έργων (project management) είναι η τέχνη και η επιστήµη µετατροπής ενός οράµατος σε πραγµατικότητα µιας αφηρηµένης ιδέας σε κάτι χειροπιαστό και συγκεκριµένο. Εφαρµόζεται σε πολυµελείς οµάδες που εργάζονται για την επίτευξη του σκοπού του έργου, οι οποίες έχουν ανάγκη επικοινωνίας αλλά και συντονισµού µέσα σε ένα περιβάλλον αβεβαιότητας όπου οι αλλαγές αποτελούν τον κανόνα και όχι την εξαίρεση. Επιπρόσθετα, η ιοίκηση ιαχείριση Έργων γίνεται µέσα σε ένα γενικότερο οικονοµικό, κοινωνικό, νο- µοθετικό, φορολογικό και πολιτισµικό σύστηµα µε το οποίο αλληλεπιδρά. Μέσα σε αυτό το ευρύτερο πλαίσιο, η ιοίκηση ιαχείριση Έργων στοχεύει στην έγκαιρη, ποιοτική και οικονοµική ολοκλήρωση του έργου µε σεβασµό στον ανθρώπινο παράγοντα (εργαζόµενο στο έργο ή µελλοντικό χρήστη) και το περιβάλλον. Η ιοίκηση ιαχείριση Έργων αφορά την ικανοποίηση των αναγκών των συµµετεχόντων στο έργο (µε τη µορφή προδιαγραφών, ορίων προϋπολογισµού, χρονικών προθεσµιών, ατοµικών και συλλογικών φιλοδοξιών, λογιστικών προτύπων, πληροφοριακών συστηµάτων κ.λπ.). Ακούγεται σύνθετο, αλλά είναι ακόµα δυσκολότερο στην πράξη. Ίσως γι αυτό η ιοίκηση ιαχείριση Έργων θεωρείται ενδιαφέρουσα και δηµιουργική προσπάθεια. Ίσως, ακόµα, γι αυτό ασχολούνται τόσοι πολλοί άνθρωποι µε αυτήν, είτε επαγγελµατικά, είτε επιστηµονικά. Προϋποθέτει απλή λογική, γνώσεις αλλά και ευρύτερες ικανότητες πρακτικής εφαρµογής µέσα σε ένα σύνθετο περιβάλλον υλοποίησης των έργων. Βεβαίως χρειάζονται οι γνώσεις και οι δεξιότητες. Αλλά χρειάζεται και αντίστοιχη εµπειρία. Μόνο οι γνώσεις ή µόνη η εµπειρία δεν αρκούν. Πολλά έργα θα είχαν καλύτερη εξέλιξη αν αυτή η απλή αρχή γινόταν περισσότερο κατανοητή. Το βιβλίο που κρατάτε στα χέρια σας ολοκληρώνει τις εκπαιδευτικές ανάγκες της Θεµατικής Ενότητας ΕΟ 40 «ιοικητική Επιχειρήσεων και Οργανισµών» σύµφωνα µε τις διατυπωµένες ανάγκες σπουδαστών και διδασκόντων της αντίστοιχης Θεµατικής Ενότητας. Βασίζεται σε ένα προηγούµενο βιβλίο µου ( ιοίκηση Έργων, Εκδόσεις Ελληνικού Ανοικτού Πανεπιστηµίου, Πάτρα 2002, ISBN 960-538-425-6) µε το οποίο θα πρέπει να είστε ήδη εξοικειωµένοι. Το βιβλίο που κρατάτε στα χέρια σας αποτελείται από τρία κεφάλαια: Το πρώτο κεφάλαιο ασχολείται µε τις βασικές έννοιες του κόστους των έργων, τη δοµική κατάτµηση του έργου σε επίπεδα ελέγχου για την ανάλυση του κόστους, τη σύνταξη του προϋπολογισµού του έργου και τη συσχέτισή του µε το χρόνο υλοποίησης του έργου. Στην τελευταία ενότητα του κεφαλαίου παρουσιάζονται ορισµένα βασικά θέµατα σχετικά µε τις συµβάσεις των έργων. Στο δεύτερο κεφάλαιο περιγράφονται συνοπτικά η προέλευση, οι τεχνολογίες και οι συνηθέστεροι τύποι πληροφοριακών συστηµάτων διαχείρισης έργων. Παρουσιάζεται, ακόµα, µία απλή αλλά ολοκληρωµένη εφαρµογή επεξεργασίας ενός έργου µε τη χρήση λογισµικού. 11
Τέλος, στο τρίτο κεφάλαιο επιλύονται ορισµένες ασκήσεις χρονικού προγραµ- µατισµού που θα σας βοηθήσουν να εµβαθύνετε σε θέµατα που έχετε ήδη µελετήσει (όπως η επίλυση των δικτυωτών γραφηµάτων MPM και η εξισορρόπηση των πόρων (levelling)), αλλά και να κατανοήσετε κάποια πρόσθετα αντικεί- µενα (όπως η µέθοδος της παραχθείσας αξίας (earned value method) και η επιτάχυνση του προγράµµατος εκτέλεσης ενός έργου µε την ελάχιστη δυνατή αύξηση του κόστους). Σε κάθε περίπτωση, το βιβλίο αυτό (όπως και το προηγούµενο) αφορά τις βασικές γνώσεις που θα πρέπει να έχετε για τη ιοίκηση ιαχείριση Έργων. Θα πρέπει να συµπληρώσετε τις γνώσεις σας και µε άλλα τεχνικά θέµατα (νοµοθεσία, χρηµατοοικονοµικά και λογιστικά) και µε τη µελέτη του «ανθρώπινου παράγοντα» (ηγεσία, επαγγελµατική ηθική, παρακίνηση, µεταφορά αρµοδιοτήτων, αυτοέλεγχος, ικανότητα διαπραγµατεύσεων, αποτελεσµατικότητα κ.λπ.) προτού εφαρµόσετε τις γνώσεις σας στην πράξη. Κι όταν φτάσετε στην πράξη θα πρέπει να αποκτήσετε την αναγκαία εµπειρία, όχι από την απλή λογική επεξεργασία των θεµάτων που παρουσιάζονται (γεγονός πολύ συνηθισµένο αλλά, ίσως, όχι επαρκές στο µέλλον) αλλά µέσω της εφαρµογής της επιστηµονικής ιοίκησης ιαχείρισης Έργων. Εύχοµαι να βρείτε γρήγορα το δρόµο για την επαγγελµατική πιστοποίηση των σχετικών προσόντων σας µε βάση τα οριζόµενα στο εκκολαπτόµενο Ελληνικό πρότυπο ιοίκησης ιαχείρισης Έργων (ΕΛΟΤ 1429) και τις προσπάθειες του Ελληνικού ικτύου ιαχειριστών Έργων (www.edde.gr). Καλή µελέτη και καλή σταδιοδροµία! 12